Modifikasi sel berdasarkan kriteria

Tulisan ini ditujukan bagi pemula dalam belajar Microsoft Excel, sehingga bagi yang merasa sudah merasa mahir, DILARANG KERAS membacanya.

Dalam melakukan pekerjaan perkantoran, seringkali kita ingin memberi warna tertentu pada sebuah sel dengan kriteria tertentu. Kriterianya misalnya, sel masih kosong, nilai sel kurang dari nilai tertentu, dan lain-lain. Berikut ini cara memodifikasi sel dengan kriteria yang bisa kita buat sendiri.

Lihat tabel berikut:

Perhatikan cel D6 sampai D8. Sel tersebut berwarna kuning. Namun ketika sel-sel tersebut kita isi data, maka warnanya akan seperti biasa: No Color. Jadi dalam kasus ini, kita ingin mengeset sel yang masih kosong dengan warna kuning, sedang yang sudah ada isinya tidak berwarna. Bagaimana caranya?

• Blok sel atau range yang akan kita modif, misalnya cel D2 sampai D8.
• Pada menu Home, pilih Conditional Formatting, pilih Manage Rule.
• Pada kotak dialog yang muncul pilih New Rule. Pada bagian ini kita disodorkan berbagai macam kondisi yang bisa kita pilih. Untuk kasus di atas, pilih Format only cell that contain.
• Pada bagian Format only cell with, pilih tulisan Cell value, pilih Blanks.
• Pilih tombol Format.
• Kotak dialog yang muncul terdiri dari beberapa tab. Kita masuk pada tab Fill. Pillih warna yang diinginkan, kuning misalnya. Kalau pilihan warna yang tersedia belum pas, kita bisa pilih More Colors, atau bisa kita pilih Fill Effect.
• Setelah selesai urusan warna, Kita klik OK, OK lagi, OK lagi.
• Lihat perubahan yang tampil.

Keterangan untuk pilihan kriteria memformat sel:

1.  Format all cells based on their values, kalu kita ingin memberi warna seluruh sel dengan warna yang berbeda-beda tergantung dari nilai dari sebuah sel, mulai dari yang paling tinggi hingga yang paling rendah.
2. Format only cell that contain. Kita bisa memformat sel tertentu yang sesuai kriteria. Kriterianya bisa lebih (greater than) atau kurang (less than) nilai tertentu, atau antara (between) nilai tertentu. Atau mau memformat sel yang nilainya sama dengan (equal to) atau tidak sama denngan (not equal to). Pada bagian kotak terakhir yang ada tanda panah merah bisa kita isi angka atau teks atau sel tertentu. Kalau mau diisi teks harus diawali dan diakhiri dengan tanda petik. Kalau mau merujuk ke sel tertentu, kita klik tanda panah merah, dan pilih sel yang dikehendaki di lembar kerja.
3. Format only top or bottom ranked values. Kita hanya memformat nilai yang menempati rangkis teratas (top) atau paling rendah (bottom). Jumlah peringkatnya pun bisa diatur.
4. Format only cell value that are below or above average. Kita ingin memformat sel yang nilainya di bawah (below) atau atas (above) rata-rata.
5. Format only unique or duplicate value. Kita ingin memformat sel yangnilainya  unik atau berbeda dari sel yang lain atau sel yang mempunyai nilai sama dengan sel yang lain. Cocol untuk membuat jadwal untuk mengecek bentrok atau tidak.
6.  Use a formula to determine which cells to format. Ini kriteria yang powerfull banget, kita bisa menggunakan rumus untuk memformat sel.  

Contoh kriteria Use Formula to determine cells to format :

Kita ingin memformat satu kolom yang sesuai dengan nomor urut yang kita tulis sendiri di sel E1. Jadi, ketika kita tulis angka 1 di sel E1, maka di tabel sel A4 sampai E4 berwarna kuning yang lainnya tetap. Kalau kita ganti nilai pada sel E1 dengan 3, maka sel A6 sampai E6 berwarna kuning, yang lain tetap.

Caranya seperti langkah di atas, Blok sel A4 sampai E10, pilih Conditional Formatting, New Rule, kita memilih Use Formula to determine cells to format. Terus kita tuliskan rumus begini:

=$E$1=$A4

Terus klik tombol Format. Pilih warna yang diinginkan.

Lalu OK, OK, OK.

Sekarang cobalah ganti nilai pada sel E1. Lihat perubahan yang terjadi.

Catatan:

• ·       Untuk contoh yang terakhir, diasumsikan pembaca sudah memahami konsep sel relative dan sel absolute, baik absolute baris maupun absolute kolom. Jika belum, belajar lagi ke guru TIK di sekolah ya....!
• ·        Pada bagian tombol format, kita bisa memformat Angka, Tulisan, Border atau bingkai dan Warna sel.

Contoh Rekap Nilai Raport Siswa berdasarkan SKM

Pada gambar di atas, ada tanda bagi nilai yang di bawah SKM. Untuk melakukannya kita blok semua nilai (sel D8:Q17), Pilih Conditional Formatting, Use Formula... , gunakan Rumus berikut:
=D8<D$7
Untuk formatnya, bisa disesuaikan.

Pembaca, apa yang dipaparkan di sini hanya contoh sederhana saja, kita bisa berkreasi dengan berbagai kondisi tergantung kreatifitas kita.

Selamat mencoba ..!!!!

Artikel Terkait: