Cara Memodifikasi Menu Ribbon Ms Excel 2007 / 2010

Kalau kita lihat gambar di atas, kita mendapati bahwa menu ribbon yang biasa kita temui seperti Home, Insert, PageLayout, Formula, dll menjadi hilang bak ditelan bulan. Pada kemana menu-menu tersebut?

Pertanyaan selanjutnya, bisakah menu Ribbon dimodifikasi (diubah, ditambah atau dikurangi?). Jawabnya BISA. lalu bagaimana caranya?

Perlu dipahami, bahwa ada dua jenis modifikasi menu Ribbon.

1. Hasil modifikasi hanya berlaku untuk satu komputer saja, artinya jika dibuka di komputer lain, hasil modifikasi tidak berpengaruh, akan kembali normal seperti biasa.
2. Hasil modifikasi hanya berlaku untuk satu file yang dimodifikasi saja, namun berlaku untuk semua komputer. Artinya jika file tersebut dibuka di komputer lain, maka modifikasi yang dibuat masih tetap berlaku. 

Untuk yang pertama, bisa dilakukan dengan klik kanan di ruang kosong pada tollbar, pilih Customize Ribbon. Pada bagian Main Tabs, pilih New Tab. Lakukan modifikasi sesuai kebutuhan.

Namun, perlu dipahami tindakan ini berpengaruh untuk semua file Excel di komputer. Artinya, ketika kita membuka Ms Excel, maka menu-menu tambahan akan muncul.


Cara yang kedua, adalah dengan memodifikasi satu file saja sehingga walauoun dibuka di komputer lain, kostumasi yang dibuat tetap ada. Untuk cara yang kedua ada beberapa hal yang perlu dipahami.


Memahami lebih jauh tentang format XLSX.
Berbeda dengan format XLS (office 2003 dan sebelumnya), Excel 2007 hadir dengan eksistensi XLSX. Dengan format ini satu file Excel sebenarnya merupakan sebuah file kompresi dari beberapa file. Buktinya, file Excel dengan eksistensi XLSX bisa dibuka dengan aplikasi seperti WINRAR seperti berikut:

Untuk memodifikasi menu Ribbon, kita harus menambah sebuah folder baru bernama CustomUI seperti tampilan berikut:

Ada sebuah aplikasi gratis yang bisa membantu kita memodifikasi menu Ribbon melalui pembuatan folder CustomUI tersebut, namanya adalah OfficeCustomUIEditor. Dengan bantuan program ini kita bisa mensetting sendiri menu-menu yang akan ditampilkan di UserInterface satu file Ms Excel.


Karena untuk menuliskan kode-kode pada aplikasi tersebut ada aturan khusus, link berikut bisa dijadikan rujukan beserta contoh penerapannya:
1. http://www.rondebruin.nl/ribbon.htm
2. http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa338202.aspx
3. http://www.oaltd.co.uk/Excel2007ProgRef/Default.htm


Demikian, semoga bermanfaat

Ebook : Microsoft Excel Programming

The Power of Excel

VBA (Visual Basic for Application) bila dikombinasikan dengan Microsoft Excel bisa jadi merupakan sebuah piranti yang sangat canggih yang dapat membuat program yang kita buat tampil lebih elegan. Lebih dari 500 juta komputer di dunia telah terinstal Microsoft Excel lengkap dengan VBA-nya, namun hanya sebgian kecil saja yang mampu memanfaatkan kekuatan super dahsyat VBA ini. Jika kita sering menggunakan Excel dalam mengerjakan tugas, maka sangat bijaksana jika kita mengenal dan memahami VBA lebih dalam. Dengan VBA kita bisa mempercepat penyelesaian tugas-tugas secara signifikan, karena segala sesuatu yang bisa kita lakukan di interface Microsoft Excel bisa kita otomatisasikan dengan VBA hanya dengan sekali klik. Jika kita terbiasa membuat laporan harian, mingguan, bulanan, membuat grafik, mencetak dan lain-lain, saatnya kita “menyuruh” VBA melakukan pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Ebook “Microsoft Excel Programming" adalah sebuah buku panduan yang tepat bagi kita yang mau belajar VBA dari nol. Ebook ini mengulas tuntas tentang penggunaan VBA (Visual Basic for Application) dalam Microsoft Excel dikemas secara apik dengan bahasa yang mudah dipahami disertai ilustrasi gambar dan contoh contoh mulai dari sederhana sampai yang agak rumit. Beberapa poin yang dibahas adalah pengenalan Macro dan Form Control, pengenalan konsep Excel Object Model, penanganan terhadap worksheet, workbook, file, sel, range, formula, worksheet function, dialog box, form, Chart, Pivot Table, serta cara membuat Add-Ins.

Memang, buku ini berbahasa Inggris. Mendapatkan buku VBA dalam bahasa Indonesia dengan ulasan yang aka lengkap masih agak sulit. Lagi pula, dengan kemajuan teknologi hari ini, aplikasi penterjemah bahasa sudah banyak beredar secara gratis. Selain itu, kita yang di Indonesia sudah sangat pintar Bahasa Inggris khan?. Buktinya kalau di Ujian Nasional SMP atau SMA nilai bahasa Inggris sangat tinggi. Juga, dengan membaca buku berbahasa Inggris akan membantu kita menambah wawasan tentang pemahaman bahasa Inggris secara tidak langsung.

Nah, bagi yang berminat mendapatkan ebook ini, bisa langsung membeli di ebookstore.sony.com

Ssssssssssst. Alternatif lain untuk mendapatkan buku ini, serta Excel for Teacher, silahkan request via email ke herumamuda@gmail.com. 

Cara Mencegah Input Data Kembar

Dalam membuat daftar, ada beberapa tipe data yang mengharuskan tidak ada data yang sama dalam satu kolom. Misalnya nomor Induk atau kode guru dalam pembuatan jadwal pelajaran.

Di Excel sedikitnya ada dua cara untuk mencegah user menginput data lebih dari satu kali.  Cara pertama menggunakan Conditional Formatting dan kedua menggunakan Data Validation.

Cara 1 – Conditional Formatting

Sebenarnya cara ini tidak secara langsung mencegah input data kembar, hanya memberi tanda atau peringatan bahwa telah ada data yang sama yang diinput sebelumnya.

Misal kita punya data sbb:

Pada kolom NO INDUK kita ingin agar tidak ada data kembar, maka caranya:

1. Blok B4:B15
2. Pilih menu Home > Conditional Formatting > New Rule > Format only unique or duplicate values
3. Klik tombol “Format”, Pada tab Fill , pilih warna Merah. Klik OK. OK
4.  Sekarang tampilannya sbb:

Dengan demikian, kita bisa tahu bahwa ada data kembar dalam kolom NO INDUK.

Cara ke-2 DATA VALIDATION

Untuk  cara yang kedua menggunakan fasilitas DATA VALIDATION. Prinsip kerjanya berbeda dengan cara pertama, yakni apabila ada data kembar, maka muncul kotak dialog yang peringatannya bisa disetting sendiri oleh kita. Caranya adalah:

1. Blok sel B4:B25
2. Pilih menu Data > Data Validation > Data Validation
3. Pada kotak dialog, di tab Setting, bagian Allow, pilih Custom.
4. Di bagian Formula, ketikkan rumus : =COUNTIF($B$4:$B$15,B4)=1
5. Pada tab Error Alert, bagian Error Message tuliskan “Nomor yang dimasukkan sudah ada”
6. Klik OK

Dengan cara di atas, jika kita memasukkan data yang sama, maka akan keluar “hantu” seperti berikut:

 Demikian, semoga bermanfaat…

Cara Membuat Link ke Setiap Sheet di Workbook dengan Klik Kanan

Fasilitas Hyperlink di Ms Excel memang sangat handal untuk navigasi antar sheet. Namun, jika sheet yang kita miliki banyak, maka pekerjaan membuat hyperlink ke semua sheet menjadi agak panjang juga. Apalagi jika nama sheet diubah, maka tambah lagi pekerjaan kita.
Nah, pada tulisan kali ini, ExcelHeru akan memberikan tip untuk membuat menu klik kanan yang berfungsi sebagai link ke sheet yang lain.
Jadi, di sheet manapun dan di sel manapun kita klik kanan, akan ada tambahan menu berjudul "Daftar Isi" di paling bawah

Kalau tulisan "Daftar Isi" di klik, akan muncul daftar sheet yang bisa diklik untuk menuju sheet yang dituju.

Gimana cara membuatnya?

1. Tekan Alt + F11 untuk menuju VBA Editor
2. Pada bagian panel kiri, Double klik ThisWorkbook

3. Pada bagian kanan, di tempat yang kosong,kopi pastekan kode berikut:



Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean)
Dim cCont As CommandBarButton
    On Error Resume Next
    Application.CommandBars("Cell").Controls("Daftar Isi").Delete
    On Error GoTo 0
        Set cCont = Application.CommandBars("Cell").Controls.Add(Type:=msoControlButton, Temporary:=True)
        With cCont
            .Caption = "Daftar Isi"
            .OnAction = "IndexCode"
        End With
End Sub

4. Masih diVBA Editor, Pilih menu Insert > Module. Dan tuliskan kode berikut:

Sub IndexCode()

 Application.CommandBars("workbook Tabs").ShowPopup

End Sub

5. Tekan Alt+Q untuk kembali ke Excel

Sekarang silahkan coba klik kanan di sembarang sel pada sembarang sheet. 

File contoh bisa didownload di sini atau di boxnet di samping di folder Desember


Referensi:
Excel Hacks by David & Raina Hawley, 2004

Buku Excel : Excel for Teacher by Colleen Conmy, dkk

Sebuah buku yang sangat berharga didedikasikan oleh guru untuk guru (by Teacher for Teacher). Tanpa perlu banyak basa-basi, sebagaimana terlihat dalam gambar, beberapa hal berkaitan dengan tugas guru dikupas tuntas oleh buku ini. Bagaimana seorang guru profesional memanfaatkan teknologi wabil khusus Microsoft Excel untuk membantu tugas sebagai pendidik dijelentrehkan dengan baik disertai contoh file dalam bentuk workbook. 

Jadi buku ini tidak hanya berisi teori dan contoh dalam bentuk tulisan, namun juga disertai contoh penerapannya dalam Microsoft Excel.

So, bagi para guru dan dosen yang ingin maju dan lebih profesional, buku ini tentunya bisa menjadi referensi pokok. 

Namun, buku Excel for Teacher ini tidaklah gratis. Guru yang berminat bisa langsung membeli di Amazon .

Konversi Angka ROMAWI ke Angka ARAB dan Sebaliknya

Microsoft Excel sudah menyediakan fungsi khusus untuk mengkonversi angka biasa ke angka Romawi. Fungsi tersebut adalah : ROMAN. Jadi untuk mengubah angka 41 ke angka Romawi, cukup kita tuliskan rumus : =ROMAN(41). Sangat sangat mudah....!


Namun, untuk mengubah angka Romawi ke angka biasa, Excel belum mempunyai fungsi khusus. (Kita lapor ke om Bill Gates yuk, biar dibikinin). Sehingga kita sendiri yang harus membuat formulanya.


Dari berbagai referensi yang penulis miliki, salah satu rumus yang paling mudah adalah rumus yang dibahas di Milis Belajar Excel. Berikut rumusnya (Array Formula, yakni setelah selesai selesai ditulis, diikuti dengan upacara menekan 3 tombol sekaligus: Ctrl + Shift + Enter atau CSE):

=MATCH(A1, ROMAN(ROW($1:$3999)), 0) 

dengan asumsi bahwa angka Romawi ditulis di sel A1. 


Rumus di atas bekerja dengan cara membuat daftar  hasil konversi angka 1 sampai 3999 menjadi angka Romawi, kemudian me-LookUp angka Romawi yang ingin dicari dengan daftar tersebut dengan fungsi MATCH.


Jelasnya:
=ROW($1:$3999) : menghasilkan daftar angka biasa mulai 1 sampai 3999. Kok 3999? karena Excel memang membatasi angka Romawi hanya sampai 3999.
=ROMAN(ROW($1:$3999)) : Mengubah daftar angka biasa tadi menjadi angka Romawi
=MATCH(A1, ROMAN(ROW($1:$3999)), 0) : Mencari Posisi Angka Romawi yang ingin dicari dalam Daftar angka Romawi.


Berikut contoh dalam Sheet:

Demikian, semoga bermanfaat...!

Fungsi OFFSET sebagai Alternatif Pengganti VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP adalah salah satu fungsi yang sangat powerfull di Excel, dan diajarkan serta ditulis dalam buku-buku Excel standar serta sering digunakan oleh para pengguna Excel dalam me-LookUp data.
Namun, sebenarnya Vlookup bukan satu-satunya fungsi untuk tujuan me-LookUp data. Karena sebenarnya masih banyak fungsi lain yang bisa kita gunakan sebagai Variasi dari VLOOKUP dan saudaranya: HLOOKUP.
Kali ini pembahasan kita adalah tentang fungsi OFFSET.
Menurut Help-nya, Excel mendefinisikan fungsi OFFSET sebagai suatu fungsi untuk : Returns a reference to a range that is a specified number of rows and columns from a cell or range of cells. (Mengembalikan referensi ke range yang ditentukan dengan jumlah tertentu dari baris dan kolom dari sel atau range sel). 
Bahasa sederhananya, Mengubah rujukan sel sesuai dengan jumlah baris dan kolom yang ditentukan.


Syntaxnya: 
=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])
reference: alamat sel sebagai pedoman arah perubahan atau pergeseran.
rows: Pindahnya berapa baris?
cols : Pindahnya berapa kolom?

height: Tingginya berapa baris (bersifat optional, artinya boleh ditulis, boleh dikosongkan)

width: Lebarnya berapa kolom (bersifat optional, artinya boleh ditulis, boleh dikosongkan)

Contoh Penggunaan

Jika hanya melihat penjelasannya, memang agak sulit dipahami, sehingga kita akan langsung melihat contohnya di TKP. 

Pada gambar di atas, kita punya tabel Data di sel B3 sampai F7. Kemudian kita punya isian Nama, Alamat, dan Nomor Telepon di sel E11 sampai E13. Serta Nomor urut di sel E9. Nah tugas kita adalah mengisi isian Nama di sel E11 sesuai dengan nomor urut di sel E9.

Rumus yang digunakan menggunakan fungsi OFFSET seperti berikut:

=OFFSET(C2,E9,0)

Bahasa manusianya: Ubah atau geser data di sel C2, sebanyak nilai E9 (4) baris, dan 0 kolom (tidak bergeser kolomnya).

C2 : pedoman atau TITIK PIJAK awal pergeseran sel.

E9 : bergeser sebanyak 4 Baris

0   : bergeser sebanyak 0 kolom alias tetap.

Maka hasilnya : adalah Nama di nomor 4 yakni, Pangeran Mangkubumi.

Kalau nilai di sel E9 kita ubah menjadi 3, maka hasilnya pun akan berubah menjadi Nama di nomor urut 3.

Keterangan tentang Rows dan Cols

Jika nilai dari row POSITIF, maka pergeserannya ke bawah dari sel TITIK PIJAK. Jika negatif, maka pergeserannya ke ATAS dari TITIK PIJAK.

Jika nilai dari Col POSITIF, maka pergeserannya ke KANAN dari sel TITIK PIJAK-nya. Jika NEGATIF, maka bergeser ke KIRI.

Bagaimana dengan isian Alamat dan Nomor Telepon? 

Ayo silahkan dicoba sendiri........!

Bandingkan dengan:

Alamat : =OFFSET(C2,E9,2) atau =OFFSET(E3,E9,0) atau =OFFSET(F3,E9,-1) atau =OFFSET(D2,E9,1)

No Telp: =OFFSET(C2,E9,3) atau =OFFSET(E3,E9,1) atau =OFFSET(F3,E9,0) atau =OFFSET(D2,E9,2) 

Keuntungan menggunakan fungsi OFFSET dibandingkan dengan VLOOKUP adalah semakin kecilnya kemungkinan hasil #NA seperti yang sering terjadi pada fungsi VLOOKUP jika data yang rujuk keluar dari batas range yang ditentukan.

Untuk penggunaan lebih lanjut, Fungsi OFFSET bisa digandengkan dengan fungsi-fungsi lain seperti SUM, AVERAGE, MATCH, dan lain-lain sesuai keperluan. Contoh penggunaan OFFSET lebih lanjut bisa dilihat dalam membuat Defined Name Dinamis pada posting sebelumnya.

Demikian, semoga bermanfaat.

Cara Mencari KPK dan FPB dengan Excel

Masih ingat pelajaran Matematika ketika SD dulu? Salah satu materinya adalah mencari KPK (Kelipatan Persekutuan Terkecil) dan FPB (Faktor Persekutuan Terbesar). Jika adik atau anak kita meminta bantuan kita untuk menyelesaikan soal berikut, kita tinggal buka Excel, dan jreng...... selesai.


A. Carilah KPK dari 46 dan 48 dan 88 !
B. Carilah FPB dari 24, 16, 128 !


Cara menyelesaikannya pake Excel.
Untuk mencari KPK, fungsi yang digunakan adalah LCM (Least Common Multiple of Integer). Jadi untuk soal A rumusnya adalah =LCM(46,48,88)


Untuk mencari FPB, fungsi yang digunakan adalah GCD (Greatest Common Divisor). Jadi rumus untuk soal B adalah: =GCD(24,16,128)


Selesai,.....
Begitu mudah....!

Menuliskan Urutan Abjad Secara Otomatis

Untuk membuat angka urut mulai 1 sampe n, excel sudah menyediakan fasilitasnya. Misal kita tulis 1 di A1 dan 2 di A2, maka kalau A1 dan A2 di blok, lalu diseret ke bawah, akan memunculkan angka urut.
Bagaimana dengan Abjad? Adakah fasilitasnya? 
Ada, tapi kita sendiri yang harus membuatnya, dengan memanfaatkan fungsi CHAR. 
Fungsi CHAR digunakan untuk menampilkan karakter dari sebuah kode. Contoh: =CHAR(66) akan menghasilkan huruf B.
Selain itu, kita menggunakan fungsi ROW. Contoh =ROW(A1)  akan menghasilkan 1 (nomer baris dari sel A1. Sementara =ROW() akan menghasilkan nomor baris dari sel yang sedang aktif,


Sehingga untuk meghasilkan huruf A, di sel A1 kita tuliskan rumus: = CHAR(64+ROW())
Untuk menghasilkan huruf A di sel B10: = CHAR(55+ROW())


Kalau mau menuliskan huruf A sampai Z, di sel A1 sampai A26, kita tulis rumus di A1: = CHAR(64+ROW())


Untuk menuliskan huruf a sampai z, di sel B1 sampai B26, kita tulis : =CHAR(96+ROW())

Menjumlah Sel yang Tampak Saja (Tidak Disembuyikan)

Ditranslasikan dengan beberapa modifikasi dari buku Excel Gurus Gone Wild: Do The Impossible with Microsoft Excel karya Bill Jellen terbitan Holy Macro! Books 2009 oleh ExcelHeru

Demikian, semoga bermanfaat

Fungsi INDIRECT dan Penerapannya pada Pembuatan Kartu Ujian

Pada posting sebelumnya, telah dibahas cara membuat Kartu Peserta Ujian. Di posting tersebut digunakan fungsi Indirect untuk menghasilkan data pada kartu peserta. Nah, kali ini blog ExcelHeru akan membahas tentang Fungsi INDIRECT secara lebih mendalam, sehingga bisa digunakan sebagai 'senjata' untuk menghadapi 'musuh' dalam dunia per-excel-an nantinya.

         




Pembahasan lengkap beserta contohnya bisa didownload di sini atau di Boxnet pada Sidebar di samping kanan tulisan ini

Kamus Function Excel (Lebih dari 150 Rumus)

Kali ini, saya sharing tentang sebuah file berisi Kamus fungsi atau rumus-rumus Microsoft Excel yanng cukup lengkap. Namun fungsi-fungsi baru Excel 2007 belum ada di situ. Kamus ini bukan buatan saya lho. Semua fungsi diberi penjelasan dan contohnya sekaligus.


Kepengin? Download aja langsung dari sumbernya di sini. Gratis? Pastinya... Hanya saja pake Bahasa Inggris. 


Setelah didownload, nama file Excel-nya jangan diubah, karena akan mengakibatkan tidak berfungsinya hyperlink yang ada di file tersebut.

Cara Membuat Password Sheet yang Bisa Berubah Sendiri

Salah satu cara melindungi data di worksheet adalah dengan cara memproteksi sheet dan memberi password. Tulisan kali ini tentang cara membuat password yang bisa berubah sendiri. 

Secara sederhana, password yang akan kita buat berdasarkan nama hari saat kita membuka file. Cara seperti ini saya terapkan di File Program Raport Jadi pada posting saya sebelumnya. Langkah-langkahnya adalah:

• Pertama, Kita buat Fungsi (UDF / User Defined Function) untuk menghasilkan password yang dimaksud. Langkah ini dimulai dengan memanfaatkan fungsi NOW di VBA untuk mendapatkan tanggal hari ini. Kemudian kita gunakan WorksheetFunction WEEKDAY untuk mendapatkan nomor hari. Terakhir, fungsi CHOOSE kita gunakan untuk mengkonversi Nomor Hari menjadi Nama Hari. Lengkapnya langkah pertama ini kita tuangkan dalam bahasa VBA sebagai berikut:

        Private Function PasswordKu() As String
                Dim NoHari As Integer
                      NoHari = Application.WorksheetFunction.Weekday(Now)
                      PasswordKu = Choose(NoHari, "minggu", "senin", "selasa", "rabu", "kamis", "jumat", "sabtu")
                End Function

• Kedua, kita buat Prosedur yang akan dieksekusi saat file dibuka, yakni Sub Auto_Open(). Di mana dalam prosedur ini kita memprotect semua worksheet dengan Password yang telah kita tentukan sebagaimana langkah di atas. Penulisan di VBA adalah sebagai berikut:

        Sub Auto_Open()
                Dim ws As Worksheet
                     For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
                            ws.Protect PasswordKu
                    Next ws
                End Sub

• Ketiga, kita buat prosedur untuk menghapus password pada saat file ditutup, yakni Sub Auto_Close(). Penulisannya di VBA adalah:

             Sub Auto_Close()
                          Dim ws As Worksheet
                                For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
                                   ws.Unprotect PasswordKu
                                Next ws
                          End Sub

Selesai.

Catatan: Penulisan kode makro di atas dengan cara:

1. Buka Excel

2. Tekan Alt F11

3. Insert > Module

4. Tuliskan kode macro-nya.

5. Tutup VBA Editor.

6. Simpan dengan format Excel 2003 atau .xlsm (macro-enabled)

Dengan cara di atas, maka setiap harinya, password proteksi worksheet kita akan berubah sesuai dengan nama hari (pakai huruf kecil semua, sesuai apa yang kita tulis di code).

Apa yang diungkapkan di atas hanyalah contoh sederhana saja, pengembangannya (untuk mendapatkan password yang lebih sulit, tergantung pada imajinasi dan kreatifitas kita sendiri). 

File contoh bisa didownload di Boxnet pada sidebar di samping atau di sini.

Contoh Aplikasi Raport yang Sudah Jadi

Pada posting sebelumnya, saya meng-upload Contoh Aplikasi Raport Sederhana yang masih bersifat mentah, artinya hanya data-data dan rumus-rumus penting saja yang dimasukkan. 
Kali ini saya upload sebuah file Aplikasi Raport Sederhana yang sudah bentuk jadi. Berikut 'penampakan' beberapa sheet:

Beberapa modifikasi dari Master Raport yang masih mentah:
1. Terdapat menu-menu yang memudahkan meng-akses bagian-bagian program
2. Menu cetak yang bisa disetting no urut-nya (sekali klik bisa langsung mencetak untuk semua siswa)
3. Nama Sheet yang tampil di layar hanya 1 sheet saja.
4. Password proteksi sheet BERUBAH-UBAH setiap harinya, mengikuti nama hari. Kalau file dibuka hari Senin, maka passwornya adalah 'senin'
5. Sudah dilengkapi Jumlah absensi, Kepribadian, Eskul, catatan wali kelas
6. dan lain-lain


Karena ini adalah program yang sudah jadi, maka saya memang membatasi penggunaannya untuk sekolah tempat saya mengajar saja. Penggantian nama sekolah perlu beberapa langkah. Sebab walaupun nama sekolah sudah diubah, ketika program ditutup, lalu dibuka lagi, Nama Sekolah asal akan kembali lagi. Hal ini karena ada sebuah Prosedur untuk mengganti nama sekolah begitu file dibuka. Jadi proses penggantiannya juga harus meng-edit kode macro di bagian Sub Auto_Open().


Oke, file bisa didownload di Boxnet pada sidebar di samping (Program Raport Jadi.rar) atau di sini

CATATAN TAMBAHAN:
Berhubung banyak permintaan password yang masuk ke e-mail saya, maka berikut password file tersebut:

1. Untuk semua Sheet, file-nya sama yakni mengikuti nama hari. Artinya jika dibuka hari KAMIS, passwordnya kamis.   Jika dibuka hari JUMAT, passwordnya : jumat . (Namun penggunaan password seperti ini memang menngandung kelemahan, yakni misal dibuka hari KAMIS, lalu nggak ditutup sampe hari JUMAT, maka program akan sedikit menngalami masalah, namun tetap bisa digunakan)
2. Untuk password VBA-nya adalah 123456

Oh ya, jangan lupa, untuk pencetakan secara otomatis, Default Printer harus disetting pada printer yang akan digunakan.

Kode Macro untuk Change Case Huruf di Excel

     Di Microsoft Word, terdapat fitur untuk mengubah Case Huruf yakni Change Case (Shift + F3) Bagaimana dengan Excel? Cobain aja…… dijamin gak bakalan bisa. 
Fitur standar untuk mengubah case huruf adalah dengan menggunakan fungsi : 

UPPER untuk mengubah semua huruf menjadi  kapital
LOWER untuk mengubah semua huruf menjadi huruf kecil
PROPER untuk mengubah huruf awal masing-masing kata menjadi huruf besar. 

Sayangnya, fungsi di atas harus tetap disandingkan dengan data awalnya.  


Dengan bantuan Macro, kita bisa menciptakan sendiri fasilitas untuk keperluan Change Case ini. Caranya? 

• Buka Excel, tekan Alt + F11 
• Pilih menu Insert > Module
• Kopi Pastekan kode berikut : 

Export/Convert File DBF (hasil Aplikasi UN) ke Excel

Pembaca, beberapa waktu yang lalu, saya diminta teman untuk meng-export File DBF hasil olahan aplikasi UN yang memang sudah diberikan oleh Dinas Pendidikan ke dalam bentuk File Excel. Berhari-hari saya cari cara yang paling mudah. Setalah bekerja keras, akhirnya saya mendapatkan cara mudah.


Mengapa harus di-export ke Excel?
Ya, kan eman. Kita udah susah-susah entri data di aplikasi UN tersebut, namun untuk pengolahan data kita sendiri harus nulis ulang di Excel. Lebih enak, kalau dari data di Aplikasi tersebut langsung kita export ke Excel untuk kemudian kita olah untuk Try Out, Penilaian, bahkan nanti membuat kartu peserta, dan SKHU. Sehingga nggak perlu nulis mulai awal lagi. Pekerjaan jadi nggak rumit lagi.


Oke, langsung saja caranya:
1. Kita cari terlebih dahulu hasil file DBF yang tersimpan di Folder APLIKASI UN, BIOSMA2012 (untuk SMA) / BIOSMP2012 (untuk SMP). Lalu cari folder yang berisi Kode Propinsi dan Kode Kabupaten. Kalau sekolah saya : 05-35. Lalu ke folder Biodata. Nah di folder tersebut ada file yang bernama BIO12-XXYYZZZR. Dimana XX adalah kode Propinsi, YY kode Kabupaten, ZZZ kode sekolah dan R kode untuk tingkatan.
2. Kita Download sebuah program yang bernama DBF Viewer. Gratis Kok. Downloadnya di sini
3. Setelah di-download, lalu kita instal sebagaimana biasa
4. Buka file DBF yang kita bahas di point 1.
5. Pilih Export > Excel .
6. Buka File Excel yang telah dibuatkan. Jangan kaget bila kondisinya nggak karuan.
7. Kita Save As sebagai Excel 2010 atau 2007 atau 2003
8. Selesai.

Demikian semoga bermanfaat

BerdataBase Ria dengan Excel

UPACARA PEMBUKAAN

Seseorang ingin mengolah suatu daftar menjadi informasi dengan susunan, urutan dan terfilternya data sesuai keinginan. Problem seperti ini sering muncul: Tak pelak lagi ini adalah kerjaan "ber-database-ria" yg memang didukung oleh Excel. 

Dalam hal ini, ada “dalil” bahwa hendaknya ada semacam pemisahan tahap, yaitu tahap pengorganisasian data, dan tahap penyajian informasi. Walau pembacanya sudah bosan tetapi saya tidak bosan karena suatu posting di milis itu bersifat tulisan tunggal (bukan serial) yg bisa "gak nyambung" kalau suatu komponen pemahamannya dipotong begitu saja.

Urusan retrieving data, sudah banyak dicontohkan di internet, kasus per kasusengan rumus-rumus canggih, dan kadang dengan macro jitu. Tetapi urusan penyiapan dan pengorganisasian data-nya agak jarang disentuh. 

Master Rapot Sekolah

Kegiatan rutin wali kelas adalah merekap nilai semua mata pelajaran dan menghitung nilai Raport di akhir semester. Posting kali ini berkenaan dengan pembuatan master Raport sekolah. Saya pernah membuat program rapot di sini. Nah, master Raport kali ini sangat berbeda jauh konsep pembuatannya dengan yang pertama.
Karena ini hanya master, maka saya tidak membuatnya sebagai sebuah program jadi, artinya editing dan penambahan hal-hal lain serta modifikasi tampilan masih diperlukan agar bisa digunakan. 
Master Raport sekolah bisa didownload di sini atau di BoxNet pada sidebar di samping kanan tulisan ini.


Untuk raport yang sudah jadi, bisa dilihat di posting ini

What is Array Formula?

Posting ini bersumber dari tulisan Mbak Siti Vi di milis XL-Mania.




Array Formula IS:
A formula that performs multiple calculations on one or more sets of values, and then returns either a single result or multiple results. Array formulas are enclosed between braces { } and are entered by pressing CTRL+SHIFT+ENTER.)

Rumus Array, katanya, adalah:
Sebuah rumus yg mengerjakan multi-kalkulasi terhadap satu atau lebih dari satu himpunan nilai, dan kemudian menghasilkan hasil tunggal ataupun hasil multi. Rumus Array selalu dikurung (otomatis oleh excel) dgn sepasang tanda { } (braces/kurung kurawal), KARENA HARUS dimasukkan ke cell dengan menekan tombol CTRL+SHIFT+ENTER. "

array
A set of sequentially indexed elements having the same intrinsic data type. Each element of an array has a unique identifying index number. Changes made to one element of an array don't affect the other elements.

Array atau Larik
adalah: Sekelompok element berindex yg mempunyai typedata yg sama. Setiap elemen mempunyai nomor index yg unik. Pengubahan terhadap satu elemen tidak mempengaruhi elemen lainnya.
Dalam prakteknya di worksheet, sebuah range memenuhi syarat untuk disebut sebagai sebuah ARRAY. Apakah semua datanya = satuType atau tidak, akan mempengaruhi hasil Array Formula dimana range tsb digunakan sbg arguments-nya.


constant:
A value that is not calculated and, therefore, does not change. For example, the number 210, and the text ""Quarterly Earnings"" are constants. An expression, or a value resulting from an expression, is not a constant."

konstanta / tetapan:
sebuah nilai yg bukan suatu kalkulasi, dan oleh karena itu nilainya tetap / tidak berubah. Misalnya: bilangan 113 atau teks ""Selatan Jakarta"" adalah contoh sebuah konstanta.
Sebuah nilai yg berupa ekspresi / kalkulasi / rumus: BUKAN sebuah konstanta."

sebelum mulai bermain-main dgn Formula Array, sebaiknya kita fahami dulu beberapa istilah di bawah ini, meskipun, maafkan daku, banyak yg berupa berita-ulangan.

Formula
Formula (atau 'orang sini' bilang RUMUS), adalah persamaan yg mengkalkulasikan beberapa nilai dalam worksheet. Sebuah formula harus dimulai dengan tanda "samadengan" / equal sign (=).
Contohnya: FORMULA di bawah ini akan mengalikan 2 dgn 4 kemudian hasilnya ditambah dgn 7. Di cell Excel akan muncul hasilnya yaitu 15.
=7+2*4
Mengapa bukan 7 ditambah 2 dikerjakan lebih dahulu, itu termasuk salah satu aturan di excel yg sebaiknya juga kita ketahui.
Dalam formula tsb, selain tanda pembuka formula (=), terdapat dua macam ISI, yaitu operand (yg berupa konstanta 7, 2 dan 4) dan operator (yg berupa penambah (+) dan pengali (*). Kita tidak akan membicarakan bahwa ada banyak operator selain + dan *

Pada prinsip-dasarnya, Formula memang hanya terdiri dari Operand (yg mungkin dapat disebut pula sebagai Argument) dan Operator saja. Tetapi Operand itu dapat berupa banyak pilihan, antara lain:
Konstanta, yaitu nilai tetap yg kita tuliskan langsung
Rujukan / reference ke sebuah cell atau range/array !
Fungsi (Worksheet Functions)

Dalam pekembangannya, Rujukan ke cell / range, cell / range-nya ternyata dapat berisi sebuah FORMULA juga.
Sebuah Fungsi ternyata di dalamnya dapat berisi Fungsi-Fungsi juga (fungsi di dalam fungsi / nested functions)

"Titipan Protes & Pertanyaan dari Adek ""mBeling"":
Di atas, Formula dikatakan sebagai PERSAMAAN. Dalam bahasa matematik PERSAMAAN mengandung dua Ruas, Kiri dan Kanan, yg keduanya harus SAMA nilainya.
Sekarang wahai Mbak Iti-ku yg centil, Bagaimana ini ? Di mana Ruas Kirinya ? Hi hi hikk."
"Kamu mau Ruas Kiri Dek ? Mbak Iti tunjukkan Ruas Kirinya: yaitu Cell itu sendiri.
Cell itu minimal punya dua muka / dua tugas: (1) sebagai tempat menuliskan TEKS FORMULANYA yg dimulai dari batas ruas, berupa EqualSign (=).
Tugas kedua: dia adalah sebagai media penampakan dari Variable Memory yg menampung hasil formula tsb.
Variable=FORMULA, atau F16=FORMULA. ! Sudah kelihatan blum? Ruas Kirinya ??. Dan karena Variable diAssigned dengan Formula maka dia menjadi berisi HASIL formula itu, seperti yg kemudian ditampakkan ketika penulisan formula selesai kita enter. ('gitu aja kok repot to Dek..!
""ihh,... ngarang ! "" .... kaburrrr..)"
Function (Fungsi)
Fungsi sebetulnya juga sebuah formula, tetapi mengandung NAMA Fungsi, DAN cara penulisan (sintaks)nya sudah tertentu. Fungsi akan melakukan kalkulasi berdasarkan nilai-nilai pada argument-argument-nya secara spesifik sesuai yg telah ditentukan.
Contohnya: untuk menjumlah sekelompok bilangan di Excel sudah disediakan fungsi SUM
dgn sintaks =SUM(argument1, argument2,… dst...)
dimana argumentnya dapat berupa tiga jenis OPERAND yg sudah disebutkan di atas.
contoh: =SUM(A1:A13, B4:H4,5,(4*5/2),D21,AVERAGE(F10:F21))
SUM adalah nama fungsi, yg tugasnya hanya menjumlah nilai-nilai yg ada dalam arguments-nya.
A1:A13 adalah rujukan ke range, yg saat ini "kebetulan" menjadi Argument1 pada fungsi SUM
B4:H4 sebagai argument2, penjelasannya sama dgn argument1
5 adalah sebuah konstanta type bilangan, diisikan sebagai argument 4
4*5/2 adalah sebuah formula biasa, diisikan sebagai argument ke 5
D21 adalah juga rujukan ke range (yg kebetulan berupa range tanggal / cell), sbg argument ke 5.
Argument ke 6 berupa sebuah fungsi AVERAGE , yaitu mencari nilai rerata dari nilai-nilai yg ada di range F10:F21
, = tanda pemisah argument; ( ) tanda dimulai dan diakhirinya penulisan argument.

Bahkan di dalam fungsi SUM kita dapat memasukkan argument berupa logikal value (yg akan di "hargai" sebagai nilai 1 atau 0). Selain itu, teks bilangan yg diketikkan secara langsung juga akan dianggap sbg bilangan. =SUM("4",3,TRUE,FALSE) menghasilkan 8.
Untuk diketahui, di worksheet excel (Excel 2003) tersedia tak kurang dari 329 buah Fungsi bawaan.

Catatan Kecil, sebelum lupa: Menuliskan Operand ataupun Argument dalam sebuah Formula atau Fungsi TIDAK PERLU DIBERI TANDA +(Plus) lagi di depannya. Yg perlu diberikan hanya tanda - (minus) bila memang nilai MINUS yg dikehendaki. Ini perlu ditegaskan, karena dari worksheet contoh-contoh kasus masih ada beberapa penulisan seperti itu. Walau pun tidak merubah nilai, penulisan tanda + (plus) yang BUKAN sebagai Operator berarti melakukan sesuatu yg mabazir.

=+E14+F16/+D21 dapat di-perBETUL dgn =E14+F16/D21

Type Data
Di worksheet Excel ada pembedaan Type (jenis) data. Secara garis besar, ada dua Type Data, yaitu Type Bilangan (Numbers) dan Type Teks (String)
Bilangan adalah tyedata yg dapat di-aritmatik-kan (di tambah, kurang, bagi, kali, pangkat dst) dgn bilangan lain, dan akan menghasilkan bilangan baru. Sedangkan type String, tidak punya nilai bilangan, jadi tidak dapat di-aritmatik-kan.

Type Data Bilangan, untuk keperluan-keperluan tertentu dapat diFORMAT untuk dapat tampil sebagai type data TANGGAL / JAM dsb.
Apa pun cara tampilnya di worksheet, dia adalah tetap type bilangan. Tetapi Karakter Numerik (0 s/d 9) dapat dimasukkan ke cell sebagai Teks, secara sengaja maupun tidak sengaja. Hal seperti ini menjadikan Teks berpenampakan Bilangan. Excel 2003 mengangap data spt ini layak untuk diberi bendera hijau. (ErrorChecking: Numbers stored as Text)

Selain kedua type yg telah disebut di atas, ada data type Logikal, yaitu kondisi BENAR atau SALAH, yg di-representasikan dgn TRUE dan FALSE. Dalam kasus-kasus tertentu data type Logikal dapat dianggap (menjadi) data type bilangan, yaitu bernilai 0 atau 1.
Pada Array Formula yg sudah "tingkat lanjut", pemahaman ini sangat diperlukan.

Tatkala memasukkan data ke cell, hendaknya kita memperhatikan TYPE DATA yg kita kehendaki. Ada beberapa cara / kiat untuk memasukkan data ke cell agar oleh excel dianggap sbg type Bilangan (Numbers), terutama subType TANGGAL.
Tidak jarang kesulitan timbul dan ternyata berawal dari data kita yg kita SANGKA bilangan / Tanggal ternyata: bertype String.
Teks yg berpenampakan SEPERTI Bilangan atau SEPERTI Tanggal / Time, jika tidak disadari "ke-TYPE-an"-nya sering menjengkelkan karena menggagalkan HASIL YG DIKEHENDAKI dalam rumus.
SALAH TYPE ini sudah sering dibicarakan di milis XL-mania, harapan kita tidak diulang (JANGAN tidak disadari) oleh members lain, agar kita dapat segera meningkat ke pemikiran lain yg bukan sekedar SALAH TYPE saja.

Kapan kita perlu menulis Array Formula ?
Array Formula diperlukan: Jika dalam formula yg akan kita buat mengandung Evaluasi terhadap (minimal) SEKELOMPOK DATA (range / array) dengan syarat tertentu, dan hasil evaluasi itu (yg tentunya berupa BANYAK HASIL evaluasi) ingin kita ketahui secara individual, baik nantinya ditampilkan dalam BANYAK cell atau pun hanya ditampilkan dalam cell tunggal (setelah dirangkum dengan fungsi perangkum, misal SUM, AVERAGE, PRODUCT, MAX, MIN, SMALL, LARGE, AND, OR dsb)
NOTE: Array formula yg menghasilkan MULTI-HASIL, jika dituliskan hanya dalam satu cell akan hanya menampakkan HASIL-PERTAMA saja, atau bila MULTI HASIL tsb berupa sebuah RUJUKAN RANGE, akan menampakkan ErrorValue."
Yg siti maksud dgn Evaluasi terhadap sekelompok data, kira-kira begini (dalam kasus paling sederhana): range A1:A1000 berisi data-data bilangan. Anda ingin mengetahui Ada berapa buah bilangan yg Nilainya < 100. Maka Jawabannya hanya dapat dimunculkan bila kita TELAH MELIHAT SETIAP CELL dalam Range tsb SATU-PERSATU dan mencatat hasil tiap EVALUASI tsb.

Jika kasus yg kita hadapi minimal seperti itu, maka Array formula sudah mulai dapat dipertimbangkan penggunaannya. Tetapi dalam beberapa kasus sederhana yg sudah melibatkan array seperti itu; Excel sebetulnya SUDAH menyediakan fungsi-fungsi yg penulisannya tidak perlu di-enter dengan CSE. Misalnya Fungsi COUNTIF, SUMIF, SUMPRODUCT dan mungkin masih ada beberapa lagi.

Saya kira, minimal Ketiga fungsi ini sebaiknya kita ubek-ubek sampai kita faham "jalan ceritak"-nya. Berdasarkan pemahaman "fungsi ber-Aragument array sederhana" inilah kita punya pengalaman main array untuk masuk ke Formula Array yg lebih tinggi kompleksitasnya.

Fungsi semacam COUNTIF dan SUMIF, MATCH, hanya mampu diberi satu syarat, Jika syarat evaluasi sudah lebih dari satu, harus ada cara lain untuk mencari solusinya. Array formula adalah salah satu jawabannya.
Fungsi Fungsi lain yg argumennya dapat berupa Array, tidak harus dituliskan secara array formula (dan oleh karena itu: bukan Array Formula), misalnya fungsi SUM dan AVERAGE, MIN, MAX, INDEX dsb.."
Walau pun fungsi-fungsi semacam itu mengandung argument berupa array, misal SUM(A1:A1000), di sini tidak ada pekerjaan mengevaluasi dgn syarat tertentu terhadap setiap data di A1 s/d A1000. Yg terjadi hanyalah SEMUA nilai yg ada di Range tsb TANPA SYARAT dijumlahkan. Hasilnya pun selalu hanya Hasil Tunggal, bukan Multi Hasil. O.k.i. Fungsi SUM sederhana bukan termasuk Array Formula

Maafkan (lagi) daku, kalimat yg dimaksudkan sbg usaha menjelaskan itu kayaknya tidak mudah ditangkap maksudnya. Mungkin malah membuat hal yg ingin Anda ketahui menjadi semakin kabur. (yg menulis pun juga ndak mudeng jeee.., lha wong Cuma nulis dowang..) Oleh karena itu mempraktekkannyadalam beberapa contoh : hukumnya adalah "wajib dan halal" ! (begitu kata pak Syafril dari Seksi Kerohanian XL maniak... ya kan pak?!)

Pada wokbuk (terlampir), di beberapa sheets kita akan mencoba mempraktekkan array formula pada tingkat yg paling sederhana. (pasalnya mau membuat contoh yg tingkat yg canggih belum bisa..). Pengembangan ke tingkat yg lebih sofistiketed, kuncinya tentu ada pada diri kita masing-masing.., komponennya: kesempatan, waktu dan kemauan & ke-ngeyel-an.. Masih ingatkah Anda, bang & mpok Momods pernah bilang bahwa Array Formula dapat bekerja sebagai Looping ? Sehingga dalam kasus tertentu Array Formula adalah PseudoLooping ?

Di Help Excel, ada beberapa topik yg bagoes mengenai Array formula. Pada boks "Search For" ketikkan Array Formula, dan help akan menyajikan daftar topik terkait. Di Excel 2003, dlm kondisi OffLine, tersaji 20 results, tetapi yg benar-2 beraroma array formula hanya 5 bijik. Sikat semua aja blèh !!

.

lampiran Workbook bisa didownload di Boxnet pada sidebar di samping kanan tulisan ini atau di sini